Pizarra Digital de Dirección de Proyectos

Hoja de ruta del proyecto de principio a fin, organizada por grupos de procesos del PMI. Cada fase lista sus hitos típicos; marca el estado de cada una conforme avance el proyecto.

Programación medida en semanas desde el arranque. Registra cada actividad con su semana de inicio y su duración; clasifícala como ruta crítica, actividad en paralelo, coordinación BIM, trámite externo o hito. El gráfico se dibuja solo.

Hitos de seguimiento del proyecto, cada uno con su fase, metodología (PMI, BIM o EDGE), responsable, fecha y estado. Son la base del reporte ejecutivo.

Registro de riesgos y de las decisiones que hay que cerrar: qué puede pasar, qué se hará, quién responde y con qué severidad.

Gestión de la información del proyecto en modelo. La coordinación interdisciplinaria (detección de interferencias o clash) suele quedar sin dueño entre las propuestas de los consultores: conviene asignarla formalmente a la dirección del proyecto.

EDGE (Excellence in Design for Greater Efficiencies), certificación de IFC / Banco Mundial aplicable según la tipología del proyecto (viviendas, hoteles, oficinas, comercio, salud, educación, industria ligera). Meta mínima: ≥20% de ahorro en energía, agua y energía incorporada en materiales, frente a un caso base.

Control de lo contratado, facturado y pagado por cada contrato o disciplina del proyecto. Define primero los contratos; luego registra en cada uno la empresa, el monto y los pagos. Cada pago alimenta los totales.

Registro formal de toda solicitud de cambio al alcance contratado: quién lo pide, qué impacto tiene en costo y plazo, y quién lo aprueba. Nada se ejecuta sin pasar por aquí — es la cláusula de gestión de cambios de los contratos, en la práctica. Se guarda y sincroniza.

Seguimiento de permisos y aprobaciones del proyecto. Cada permiso lleva su entidad, estado, notas y documento adjunto (almacén seguro). Se guarda y sincroniza.

Documenta las reuniones, acuerdos y avances de este proyecto. Cada proyecto tiene su propia bitácora (personal y temas distintos). Cada entrada lleva documento/imagen, hilo de respuestas y se guarda sincronizada.

El correo es la conversación; este registro es el acta. Aquí se asienta toda comunicación que crea compromisos, cambia alcance o espera respuesta — con enlace directo al hilo de Gmail. Lo rutinario se queda en el correo etiquetado; lo importante asciende aquí.

Índice documental del proyecto: nombre, categoría, descripción y enlace de cada documento. Lo borrado va a la papelera de auditoría.

Manual rápido. La pizarra es la fuente única de verdad de la dirección de proyectos: lo que está aquí, está al día.

Los datos y el logo de tu organización aparecen en el encabezado de la pizarra y en los reportes imprimibles.

Información base de contacto de suplidores y proveedores de la oficina. Agrega, edita y elimina; se guarda y sincroniza entre el equipo.

Información base de cada miembro para casos de emergencia: datos médicos, contactos, seguros y documentos. Todos los campos se guardan y sincronizan. Manténla actualizada.

Huella digital de encomiendas de trabajo y pendientes entre el equipo. Cada ítem lleva su documento, notas y un indicador de estado. Se guarda y sincroniza; los documentos quedan en el almacén seguro detrás del login.

Pasos a seguir si se presenta una emergencia con cualquier miembro del equipo. Mantén copia física de las fichas en la oficina y en cada vehículo.

Inventario de las licencias, cuentas, servicios y equipos que la dirección de proyectos crea y administra pero que pertenecen a la organización. Cada fila registra qué es, a nombre de quién está, cuándo vence y dónde se guarda su credencial.

Sala de videoconferencia permanente de la organización: siempre el mismo enlace y sin necesidad de cuenta para los invitados. Compártelo con consultores, proveedores, inversionistas o el equipo.